[노션 사용법 템플릿] 업무 기록하기 - 타임라인뷰 활용/프로젝트 관리/변경내역 관리/문의답변 정리

사무실에서 컴퓨터를 하루종일 쓰다보니, 구글 크롬 창이나 소스코드 편집툴, 노션 테마까지 웬만한 것은 다크모드로 사용하고 있다. 그래서 노션 workspace에 연결되는 페이지들도 아이콘이나 강조색상들을 다크모드에 맞게 통일했다.

영화나 드라마에서 개발자들이 까만 화면에서 작업하는 이유가 단지 멋있어보이려고 하는 게 아니라 눈건강 때문이라는 걸 여실히 느끼고 있는 중.

스터디 쪽의 페이지들과 아이템 분석 페이지는 이전에 소개했던 구성들과 겹치는 내용이 많아서 프로젝트 관리 페이지만 내가 어떤 형식으로 템플릿을 구성했는지 소개하려고 한다. 

Timeline view로 프로젝트 일정 관리

얼마 전 노션에 기다리고 기다리던 타임라인 기능이 추가된 후 소프트웨어 변경관리 내용을 연결해서 유용하게 쓰고 있다.

일단 타임라인 뷰에서는 하나의 항목에 여러 일정을 표시할 수는 없고, 시작일이나 종료일로 설정한 칼럼 기준으로 하나의 날짜 혹은 기간만 표시할 수 있다.

처음에는 그것 때문에 타임라인 뷰를 어떻게 활용해야할지 고민했었다. 내가 회사에서 진행하는 프로젝트들은 모두 아이템마다 개발단계가 있기 때문에 아이템 하나를 가지고 개발단계마다 기간을 표기할 수 있는, 계속 한 줄로 이어지는 타임라인을 기대했는데 그런 기능은 아니었다.

그래서 아이템/개발단계 별로 항목을 만들어서 정리했는데, 오히려 이게 나은 것 같다.

예를 들면 아이템 ORANGE의 소프트웨어를 개발한다고 했을 때 ORANGE/개발단계A, ORANGE/개발단계B, ORANGE/개발단계C와 같이 개발단계별로 항목을 생성했고, 실제 업무 개발단계는 알파벳순이 아니라서 항목 정렬을 위해 Item Select 형식으로 아이템과 개발단계 칼럼을 추가했다.

타임라인 뷰에서는 아이템과 개발단계 칼럼을 기준으로 Sort를 추가해 동일 아이템을 개발단계 순으로 정렬했다.

Properties에서 항목을 Hide할 수 있기 때문에 Table view나 Timeline view에서는 해당 칼럼이 보이지 않는다.

단순히 일정을 표시하는 것만으로 끝나지 않고, 소프트웨어가 개발단계마다 변경사항이 있기 때문에 해당 내용들을 각 아이템/개발단계 항목의 페이지를 OPEN해서 기록해두고 있다.

프로젝트 일정 페이지, 소프트웨어 변경내역 페이지가 따로 있는데 같은 내용을 두 군데에 기록할 필요 없이 노션의 기능 중 하나인 Link to Page와 Backlink를 이용해 일정에서 변경내역, 변경내역에서 일정 등으로 넘어갈 수 있도록 했다.

Table view로 변경내역 관리

엑셀이나 구글시트가 아닌 노션의 Table view가 나에겐 정말 사막의 오아시스 같은 존재였다.

물론 엑셀, 구글시트에도 필터 기능이 있고 많은 사람들이 유용하게 사용하고 있지만 노션에서는 테이블에 파일을 업로드할 수도 있고, 페이지를 링크로 Share할 수도 있기 때문에 타팀에 내용을 공유할 때 정말 편리했다.

원래는 개인적으로 업무상 편리를 위해 정리한 내용이지만 타팀에 링크를 공유한 이후로 업무에 집중할 수 있는 시간이 늘었고 타팀에서도 업무에 혼선이 오는 경우가 훨씬 줄었다.

변경관리 테이블에서 항목 페이지를 OPEN하면 아래에 backlink가 있는데, 이 백링크는 다른 페이지에서 해당 페이지를 link to page로 가져와 연결하면 자동으로 생성된다.

내 경우 backlink를 누르면 프로젝트 일정관리 항목 중에서 해당 변경내용을 링크로 넣어준 아이템/개발단계 페이지로 이동한다.

문의/답변 내용 정리

메일이나 유선상, 대면상 문의한 내용들 중에서도 나중에 다시 찾아볼 것 같은 내용들을 위주로 간단하게 정리하고 있다.

메일은 기록이 남긴 하지만, 막상 급할 때 찾으려고 하면 검색해도 이것저것 여러 메일들을 열어보고 하느라 시간을 다 잡아먹는다.

필요에 따라 파일 첨부 칼럼을 추가해서 이메일을 첨부해도 좋을 것 같다.

일단 노션에 다른 기능이 추가될 때까지 지금 사용하고 있는 템플릿으로 계속 관리할 것 같다.

다양한 기능을 이용해서 필요에 맞게 다양한 템플릿을 만들 수 있기 때문에 노션을 실제로 팀 내 협업툴로 쓴다면 좋을 것 같다. 기업용 구매 시 로딩 속도가 얼마나 빠를지는 모르겠지만. 슬랙 등 embed할 수 있는 업무용 툴이 많기 때문에 속도만 빨라진다면 더할 나위 없을 듯.